Силвина от “Супер продуктивност”: Уча хората да работят умно

Последна промяна 07.08.2024

Съдържание

Силвина Фурнаджиева е един от първите консултанти по продуктивност в България и заедно надникваме зад кулисите на нейната професия.

Силвина сподели поучителни истории от личната си практика, разказа какъв е етичният кодекс, който спазва, а специално за читателите на блога създаде и страхотен списък с ресурси.

Гарантирам, че интервюто ще ви бъде полезно – без значение дали ръководите собствен бизнес или работите на свободна практика, има какво да си вземете и приложите.

Приятно четене!

Силвина Фурнаджиева, oсновател на “Супер продуктивност”. Снимка: Личен архив

Силвина, здравей! Разкажи ни какво точно правиш?

Консултантът по продуктивност се концентрира върху това как да работим най-умно. Уча клиентите как да организират работното си време, как да си поставят правилно цели и как да възлагат адекватно задачи на други хора.

Идеята не е просто да планираме в стил “как да намеря два часа време да работя”, а как вътре в тези часове да свършим качествено задачите, които имаме.

Консултант по продуктивност не е специалност, която се учи в университет, защото е нова професия. Обикновено към нея се насочват колеги, които вече имат опит като проджект мениджъри, бизнес обучители, консултанти по лидерство и мениджмънт.

Какво НЕ е консултантът по продуктивност?

Категорично не е специалист, който прави бизнес планиране.

Да, понякога в работата с клиенти засягаме теми като маркетинг, но ако става дума за финансови прогнози или продажбени планове, по-скоро ги препращам към колеги.

Образно казано, както един мой клиент каза, консултантът по продуктивност разглобява машината, която представлява една организация и я сглобява по нов начин, за да работи много по-добре.

Работата ми не е да казвам на хората какво да направят, а да чуя какво искат да постигнат и да им дам инструменти и знания, за да се организират по най-добрия начин.

Кои допълнителни умения и интереси помагат в работата на консултанта по продуктивност?

На първо място е важно да има управленски качества.

Въпреки, че съм външен консултант, аз трябва за определен период от време да направлявам действията на служителите и мениджърите, и да следя те да работят по новия по-ефективен начин.

Трябва да обучавам хора и да им изграждам нови навици. Да обяснявам концепции, с които не са запознати.

Хубаво е консултантът да се интересува и от продажби.

Аз се занимавах с продажби известно време и това днес ми помага от една страна да продавам собствените си услуги, а от друга да “продавам” идеите вътре в организацията.

Практиката ми показва, че обикновено собственикът или някой от мениджърите е убеден, че хората трябва да се организират по-добре, но често значителна част от екипа е резистентна. Тези хора са свикнали да работят по един начин, а аз трябва да им “продам” идеята защо е по-добре да сменят този модел на работа и да възприемат друг.

Нужна е и психология също така, за да се разбереш с хората и да анализираш начина им на работа.

Защото освен, че отработват дадени часове по определен начин, всеки си има и собствен темперамент и други личностни качества, с които да се съобразиш.

Интересувам се и от биология, хранене и навици за сън. Следя какви книги излизат на тази тема.

Смятам, че това са неща, които ни влияят на продуктивността и, които много малко хора вземат предвид.

Факт е, че когато хората не се наспиват добре или са стресирани от новите процеси, които се въвеждат в организацията, те няма да се справят по-най-добрия начин.

Познанията за различни технологии също са ценни, защото все повече използваме софтуери за управление на задачите, известията, електронната поща.

Всички те трябва да бъдат внедрени, да избереш най-добрия спрямо работния процес на хората, да ги убедиш, че трябва да го ползват, да ги обучиш, а понякога и да го интегрираш с другите системи, които са въведени.

Обикновено колегите, които нямат сериозни технически познания разчитат на човек с такива.

Хубаво е да разбираш и от човешки ресурси и управление на хора.

Обикновено HR отделите са тези, които ме наемат, работя много близко с тях и е добре да познавам работата им.

Не е задължително да се имат предвид всички интереси и познания, които изброих, но колкото повече от тях владееш и развиваш, толкова по-успешен ще бъдеш като консултант.

Как се насочи към тази професия?

Преди да стана консултант по продуктивност имах уеб агенция, с която обслужвахме малки и средни фирми.

Обикновено, когато предавах проекта на клиентите обяснявах как да си поддържат сайта, колко често да публикуват в социалните мрежи и в блога, как да управляват рекламите в Google Ads и винаги излизаше възражението “Нямаме време за всичко това”.

Тогава започнах да давам съвети за по-добра организация и доста често клиентите казваха, че точно това им е било най-ценното.

Работих известно време и с Лили Георгиева.

Тя ми показа, че не е нужно да се насочвам само към едно нещо, че мога да комбинирам целия си 15 годишен опит в проджект мениджмънта и реално заедно с нея измислихме дефиницията на моята сегашна професия.

➡️ Можем да имаме стабилна кариера дори в несигурни времена като днешните

Как започна в началото и какви бяха първите ти клиенти?

Около година и половина работех индивидуално с хора, които искаха да си подобрят управлението на времето и целеполагането. Постепенно забелязах интересна тенденция.

Например, собственик на фирма става по-организиран и ми казва – “Само от това, че аз станах по-подреден и фокусиран вече има страхотен ефект върху фирмата, дръпнахме много напред, увеличиха ни се оборотите, достигнахме цели, които ни бяха трудни, какво ще кажеш да направиш обучение за целия екип?”

Така започнах да разработвам услуги за цели екипи и в момента правя основно това. Получи се добре, работата стана повече и вече имам две колежки.

Работиш с много чувствителна информация, има ли етичен кодекс за консултантите по продуктивност?

На първо място дискретност.

Когато работя с една организация тя е длъжна да ме допусне до управлението и почти до всички решения. За мен това означава на първо място нищо да не споделям с никого. Всичко, което ми бъде казано или каквото видя си остава там.

Моят етичен кодекс е по-краен, за да са спокойни моите клиенти.

Когато разказвам за някакви казуси, например, никога не казвам за кого говоря и коя е фирмата. Ако се налага дори изкривявам малко информацията, за да не бъде разпозната компанията. Колегите ми в екипа също подписват споразумение за поверителност и са длъжни да го спазват.

Другото ми основно правило е да не работя с хора от един и същи бранш по едно и също време. Може да звучи крайно, но смятам, че така е редно и етично.

По принцип всеки, който дава някакво конкурентно предимство на клиентите чрез своята работа спазва подобен етичен кодекс.

Лично аз имам още едно правило, и то е че не работя с фирми, които се занимават с хазарт, производители на цигари и с религиозни организации.

Какви компании най-често търсят твоите услуги?

Част от тях са IT фирми или от уеб бранша.

В този случай не е задължително аз да работя съвместно с експерт от тяхна страна, който да ми разяснява работния процес, за да мога да го оптимизирам. Част от нещата ги правя и сама, защото разбирам логиката и съм работила по същия начин.

Преди години лично съм правила SEO, писала съм код и съм правила сайтове. Това спестява време и средства на клиента. Oтносително бързо навлизам и в други браншове.

Като размер на фирмите – обикновено екипите, в които влизам са между 50 и максимум 300 души.

С много големи корпорации по-скоро не работя. Те имат строги корпоративни правила, които няма как да нарушат и не е толкова лесно да оптимизираш.

Все пак има и изключения от това правило, например в периода на масовото преминаване към дистанционна работа през 2020 г., когато корпорациите имаха нужда от специалисти с опит в управлението на такъв тип екипи и работни процеси.

Много често се възползват малки и средни фирми, които нямат HR екип или проджект мениджър и за тях е по-изгодно да си наемат някой външен, който да им подреди къщичката и да ги научи как да си я държат в ред.

➡️ Никола Минков: Златното правило в SEO е да учиш всеки ден

Можеш ли да дадеш съвет как да си изберем консултант?

Трябва да е човек, който те консултира, изслушва и нагажда подхода си спрямо теб. Мисля, че това трябва да е правило за всеки.

Ако консултантът се опитва да те убеди, че ти някъде грешиш и, че той знае по-добре от теб, по-скоро не е твоят човек.

Както и ако се опитва да ти докаже, че имаш проблеми, които реално нямаш.

След колко време идват първите резултати от съвместната работа с консултант по продуктивност?

В общия случай, ако не си работил с консултант изобщо и ако темата продуктивност не ти е позната са нужни поне три месеца съвместна работа, за да има видим ефект. Колкото е по-голяма организацията, толкова по-дълго време работим.

Научна фантастика е да измислиш нещо, да го обясниш на хората, всички да го разберат още от първия път и да започнат да го правят веднага.

Затова казвам, че в идеалния случай трябват между 6 месеца и година, за да се стигне до устойчиви и видими резултати.

Хора от кои професии се прехвърлят най-често в тази сфера?

Повечето колеги в чужбина са тръгнали от някаква професия, която е свързана със създаване на бизнес планове, проджект мениджмънт или са икономисти. След това решават да го предлагат като консултантска услуга и добавят обучения за продуктивност.

Имаш и авторско обучение – E-mail курс „Супер фокус“, разкажи ни за него?

Този курс покрива основните неща, които правя и в личната си работа с хората.

Когато работим индивидуално или с цял екип, целта ни е първо да знаем какво правим, какви са ни целите, защо я вършим тази работа.

Тръгваме от целите за периода, в който ще работим заедно. После ги разбиваме на задачи.

Какви неща трябва да свършим, за да постигнем това нещо, как нещата, които ние ще работим ще допринесат за целта, която сме си поставили.

На базата на това избираме и методите, с които да се работи. Правим оценка на ресурсите, които имаме, на хората, на какво работно време са, с каква мотивация са, с какви знания и умения са. Избираме какво да направим и как точно да организираме и разпределим работата във времето.

Всичко това е залегнало в обучението, за да може всеки човек сам да го разбере и приложи лично за себе си.

За кого е подходящ този курс?

Основно за заети хора – такива, които не могат да отделят по един час на седмица в определено време, за да правят нещо или да изпълняват задачи.

Подходящ е и за хора, които се занимават с повече от едно нещо. Тези, които обикновено си го взимат искат да оптимизират процесите, защото времето не им стига.

Основната концепция, която е залегнала в това обучение е, хората да не се опитват по-бързо да работят същите неща като преди, а да правят само нещата, които са им важни, за да си постигнат целта.

Идеята е да работиш по-умно. Понякога това означава задачи, които да делегираш, понякога да не ги свършиш изобщо или да останат за по-късно, но да си спокоен, че си отметнал най-важното.

Никола Илчев: Бизнес се прави с професионални услуги

Нека обобщим и кои са най-честите убийци на продуктивността?

Основното е – нямам време да се организирам.

Иначе казано – нямам време да седна да измисля как да си намеря време.

Другото е – аз имам много работа.

Хората много трудно делегират или приемат, че не могат да свършат някои неща. Трудно приемат и идеята, че няма нищо лошо в това да не свършиш всичко, важното е да свършиш най-важното.

Има и едно разпространено неумение – повечето хора не знаят как да си разбият голямата задача на по-малки задачи.

Обикновено, когато има нещо голямо е много трудно да се подхване изобщо.

Нагласата е, че това е голямо и страшно и, че ще им отнеме много време. А целта става много по-обозрима, ако нарежеш слона на малки хапки и почнеш да ги ядеш една по една.

Също така, на хората им е трудно да формулират задача.

Те знаят какво искат да направят, но на практика не могат да си представят какво означава това – какво точно трябва да се свърши, кой трябва да го свърши, как и за колко време.

Дори има нарицателно за това, когато мениджърът не умее да си представи задачите, които възлага на екипа си, по гореописания начин. Това явление шеговито се нарича ВТО мениджмънт – Вижте Там, Оправете се някак си.

До там се стига всеки път, когато не е обмислено кой точно е оптималният начин да се реши проблемът, кой трябва да участва, какво трябва да се направи, в каква последователност да се извършат действията, кое ще струва най-малко време и най-малко пари.

Обикновено е много трудно на хората да направят този анализ и затова работят на принципа ВТО – и по собствените си задачи, и по тези, които възлагат на другите.

Другото нещо, с което често се затрудняват е как от цялото море с информация да изберат какво да приложат и какво е най-адекватно за тях.

Това е и най-ценното в работата им с мен – не толкова, че аз им казвам нещо, което те няма откъде да прочетат, а адаптацията към всеки клиент и неговата ситуация и предпочитания.

С колкото повече хора съм работила, толкова по-лесно ми е да им помогна – да поговоря с човека за един час и да му кажа неща, които ще работят конкретно за него и в конкретна комбинация.

Истината е, че много рядко всички популярни методологии за управление на време, проекти и процеси се прилагат в чист вид.

Обикновено се прилагат комбинации, които хората без опит трудно могат да си направят сами.

Най-често това им отнема значително време, за да тестват различни неща на принципа на пробата и грешката. Работата с консултант, който е преминал през множество сходни на тяхната ситуации, може да им спести това време и тези усилия.

Силвина Фурнаджиева от “Супер продуктивност” — Силвина Фурнаджиева, снимка: личен архив

Вижте и кои книги препоръчва Силвина:

Александра Джандева

Аз съм Александра Джандева – журналист, комуникационен специалист и майка на три деца.

Помагам на предприемачите да покажат своята експертиза и да стигнат до точната публика в медиите и социалните мрежи.

Подкрепям жените, които са на кариерен кръстопът, обмислят преквалификация, търсят идеи за развитие на бизнес или вече имат такъв.